Ega Asnatasia Maharani: Kesalahan Umum Pelamar Program PhD

Pengajuan untuk pendaftaran program S3 barangkali terlihat ‘mudah’ untuk dilakukan, karena ini bukan pertama kalinya kita mendaftar untuk jenjang pendidikan yang lebih tinggi. Mengisi form aplikasi, memenuhi persyaratan, berburu calon supervisor, nampaknya proses yang biasa untuk dilakukan. Padahal kenyataannya, pengajuan program PhD tidak semudah itu. Tulisan berikut adalah hasil refleksi dari pengalaman pribadi saya dan menyaring dari beberapa rekan yang mengalami pengalaman serupa.

Perkenalkan, nama saya Ega Asnatasia Maharani, dosen di Universitas Ahmad Dahlan Yogyakarta. Saat ini saya sedang menempuh studi S3 tahun kedua di Department of Psychology International Islamic University Malaysia. Sebelum memutuskan studi lanjut di Malaysia, saya sudah mengajukan aplikasi di beberapa universitas di Australia dan New Zealand. Dari sekian pengalaman tersebut, ada yang sudah sampai taraf menerima LoA (Letter of Acceptance) dan LoI (Letter of Intent), namun karena pertimbangan keluarga dan ketersediaan dana, jodoh studi saya akhirnya ada di Malaysia. Pengalaman mendaftar di beberapa universitas berbeda inilah yang membuat saya memiliki catatan khusus kesalahan-kesalahan awal yang kerap tidak disadari para pelamar studi doktoral. Saya harap tulisan ini bisa membantu teman-teman pembaca untuk mempersiapkan diri lebih baik sejak langkah awal.

1. Melakukan prosedur aplikasi yang tidak sesuai urutan.

Perlu diketahui bahwa tidak semua website universitas menyediakan informasi yang runtut mengenai urutan pengajuan S3 maupun berapa lama waktu yang dibutuhkan pada proses di setiap step-nya. Padahal biasanya dalam waktu bersamaan pelamar PhD juga sedang mencari dukungan beasiswa dari lembaga lain. Umumnya ketersediaan LoA akan memberikan kesempatan lebih besar untuk mendapatkan beasiswa, sehingga logikanya kita diharapkan memiliki LoA sebelum mengajukan beasiswa tertentu. Padahal di sisi lain, universitas yang sudah menerbitkan LoA juga kerap memberikan batas waktu agar LoA tersebut masih dinyatakan valid untuk registrasi selanjutnya.

Tumpang tindih kebutuhan dan informasi yang tidak lengkap ini kemudian berpotensi membuat pelamar PhD melakukan aplikasi tidak sesuai urutan. Contohnya: sudah melakukan approach pada calon supervisor sebelum universitas menyatakan anda eligible untuk mendaftar. Bagi universitas yang memiliki tahapan cukup ketat, melakukan kontak awal dengan calon supervisor sebaiknya dilakukan setelah mendapatkan rekomendasi mereka. Namun di universitas lain, bisa saja pelamar diharapkan sudah mendapat ‘lampu hijau’ dari Profesor terlebih dahulu sebelum mengajukan aplikasi. Kesalahan urutan ini memang tidak serta merta membuat pengajuan aplikasi ditolak, tapi tetap saja bukan sebuah awalan yang bagus.

Cara paling memungkinkan tentu dengan mencari tahu secara benar alur prosedur di universitas yang menjadi sasaran. Bertanya dan mempertegas pemahaman kita pada bagian admission juga sangat disarankan. Langkah klarifikasi ini menunjukkan bahwa teman-teman memiliki kapabilitas untuk tahu bagaimana mencari dukungan informasi dan mengklarifikasinya, kemampuan yang pasti dibutuhkan sebagai seorang calon PhD researcher bukan? .

Teman-teman juga perlu membuat timeline agar langkah-langkah yang memerlukan waktu lebih panjang dapat terakomodir dengan baik. Mengingat pentingnya LoA, maka aspek ini perlu direncanakan dengan sangat matang.  Umumnya proses seleksi hingga terbit LoA memakan waktu 3-8 minggu. Ini tentu perlu diantisipasi jika teman-teman berkejaran dengan waktu untuk keperluan lainnya. Persiapan dari 6-12 bulan sebelumnya akan sangat membantu, khususnya pada persyaratan bahasa dan persiapan proposal penelitian.

2. Copy – paste aplikasi.

Tidak seperti mengirim artikel ke jurnal ilmiah, mengirim aplikasi program PhD boleh dilakukan ke beberapa universitas yang berbeda sekaligus. Namun tentu saja, harus ada perbedaan dalam setiap aplikasi yang diajukan. Kita harus sangat berhati-hati dalam menduplikasi materi aplikasi walaupun kita mengirimkan project  yang sama tapi dikirimkan ke universitas yang berbeda. Bagian penting dari aplikasi program PhD yang akan dipertimbangkan oleh universitas adalah apakah teman-teman memiliki kesesuaian dengan yang diharapkan oleh institusi atau tidak. Oleh karena itu penting untuk mengirimkan materi yang personalized, dimana teman-teman menunjukkan bagaimana kita akan bekerja secara spesifik dengan sumber daya manusia dan fasilitas yang dimiliki oleh universitas tersebut.

Bagian ini khususnya akan nampak pada persyaratan seperti statement of intent, personal statement, research intent, atau ketika teman-teman melakukan approach pada calon supervisor. Hindari terlalu banyak menceritakan background diri atau deskripsi yang terlalu general, tetapi fokuskan pada hal-hal spesifik yang dimiliki oleh universitas tersebut yang memiliki kesesuaian dengan rencana penelitian teman-teman.

3. Terlalu rigid pada proposal awal.

Setiap program PhD tentu menghendaki setiap pelamar sudah memiliki rencana penelitian. Namun biasanya di tahap awal, universitas hanya menghendaki brief proposal atau research intent saja. 2000-4000 kata umumnya cukup untuk menggambarkan road-map penelitian. Tujuan adanya proposal ini untuk mengetahui apakah kita memang sesuai dengan yang diinginkan oleh Universitas dan juga untuk menentukan siapa calon supervisor yang sesuai untuk kita. Menuliskan rencana penelitian yang terlalu rigid mungkin justru menyulitkan pihak universitas mencapai tujuan ini.

Memastikan adanya kejelasan tentang bagaimana penelitian teman-teman akan dilakukan memang penting, namun tidak ada salahnya untuk memberikan nuansa fleksibilitas pada rencana penelitian. Berdasarkan pengalaman saya dan sejumlah rekan PhD, besar kemungkinan proposal riset kita akan mengalami perubahan setelah nanti berdiskusi dengan supervisor terpilih. Oleh sebab itu yang perlu dikuatkan pada proposal awal ini adalah pada bagian latar belakang, yang tentu sudah memuat literatur terkini sebagai pendukung, dan statement of problem. Selanjutnya, teman-teman bisa lebih fleksibel pada bagaimana pendekatan terhadap ‘problem’ itu akan diselesaikan melalui penelitian ini. Ruang fleksibilitas semacam ini akan memudahkan universitas melihat kesesuaian pelamar dengan sumberdaya yang mereka miliki.

Perlu dicatat juga bahwa pendaftaran program PhD tidak selalu menggunakan jalur self-proposed. Ada kemungkinan universitas membuka jalur melalui advertised-project. Pada kasus ini universitas sudah memiliki research center, sumber pendanaan, dan tujuan penelitian yang lebih jelas dan besar. PhD student yg diterima melalui jalur ini akan dianggap sebagai pekerja yang menerima insentif, memiliki jam kerja minimal, dan memiliki tugas yang spesifik. Jika teman-teman mendaftar melalui jalur ini, pastikan bahwa rencana penelitian yang diajukan memang bisa menjadi bagian dari payung penelitian yang sudah atau akan berjalan di Universitas tersebut.

Demikian beberapa catatan yang bisa saya rangkum dari pengalaman saya mengajukan aplikasi ke beberapa universitas berbeda dan melihat bagaimana respons mereka. On the side note, bagian terpenting dari langkah menuju PhD program ini tentu saja adalah Ketika kita benar-benar mendaftar secara formal. Artinya, langkah-langkah aplikasi program PhD ini segera dilakukan secara nyata, bukan sekedar rencana besar yang tenggelam di lautan file di laptop teman-teman.

Selamat mendaftar!

Ditulis oleh Ega Asnatasia Maharani untuk phdmamaindonesia dan di edit oleh Imi Surapranata